Rażąco niska cena w zleceniach na dostawę żywności

Przetargi Bip – koszty pracy

Analizę warto rozpocząć od kosztów pracy, które stanowią obowiązkowy element każdych wyjaśnień. Jeśli prowadzisz biznes oparty na przygotowaniu żywności, trudno będzie Ci jednoznacznie określić, ile czasu pracownik przygotowywał posiłki dla danego zlecenia. Z pewnością masz co najmniej kilku klientów, którym świadczysz podobne usługi. Jak zatem wydzielić część kosztów dla konkretnego zamówienia? Spójrzmy na przykład.

Zakładamy, że w postępowaniu z sekcji ogłoszenia przetargi publiczne oferent zadeklarował dostarczenie miesięcznie 5 000 obiadów do Domu Pomocy Społecznej. Jeśli obecnie przygotowuje 34 000 tego typu posiłków dla wszystkich klientów, to udział nowego zlecenia w łącznej ilości przygotowywanych posiłków wyniesie 12,82% (już po zwiększeniu limitu do 39 000). Ostatecznie jeśli nasze koszty pracownicze przygotowania obiadów wynoszą 20 000 złotych, to na cele wyjaśnień rażąco niskiej ceny powinniśmy przyjąć miesięczną kwotę 2564 złotych.

Przetargi Bip – koszty zakupu surowców

Szacując koszty zakupu surowców do przygotowania obiadów możemy posłużyć się dwoma metodami:

• Uproszczoną.

• Dokładną.

W pierwszej z nich wykonawca estymuje wartość zakupów na podstawie swojego doświadczenia. Wpisuje więc orientacyjne koszty, nie dbając przy tym o dowody. Czy to uzasadnienie będzie przyjęte przez zamawiającego? Może, ale nie musi. Ta metoda jest zalecana wyłącznie wtedy, gdy wykonawca ma pewność, że żaden z kontroferentów nie złoży odwołania do KIO.

Dużo skuteczniejszym pomysłem jest szczegółowe wypisanie wszystkich składników i podanie ich kosztów na podstawie załączonych dowodów (wycen od dostawców). Ta metoda szacowania wymaga solidnego nakładu pracy, jednakże jest trudna do podważenia. Dla ułatwienia zalecamy przygotowanie wzorcowego menu dla konkretnej jednostki czasu i na tej podstawie wyliczenie średnich kosztów w całym okresie trwania zlecenia.

Przetargi Bip – koszty transportu

Koszty dowozu posiłków do Domu Pomocy Społecznej można stosunkowo łatwa policzyć. Niezbędnym będzie wskazanie trasy przejazdu (dużą przewagą konkurencyjną będzie zlokalizowanie obok już obsługiwanych obiektów) i obliczenie na tej podstawie zużycia paliwa. Innym wydatkiem związanym z transportem jest utrzymanie auta oraz wynagrodzenie pracownika. Tu należałoby przyjąć uśrednioną wartość napraw bieżących i kosztów pracy w proporcji adekwatnej do udziału danego zamówienia w łącznej liczbie obsługiwanych zleceń. Przykładowo jeśli w ciągu roku kalendarzowego płacimy 6 000 złotych na utrzymanie pojazdu (prace serwisowe, przeglądy, wymiany opon itd.) to na rzecz niniejszych wyjaśnień należałoby przyjąć kwotę około 770 złotych (12,82%). Podobnie postępujemy z wynagrodzeniem pracownika.

Ogłoszenia przetargi publiczne – inne koszty

Realizując dostawy przygotowanych posiłków, z pewnością ponosisz także inne koszty. Należą do nich:

• Opłaty za energię elektryczną, ogrzewanie czy wodę.

• Koszty ogólne (wyposażenie, usługi pocztowe, wydatki biurowe, obsługa księgowa, sprzątanie itd.)

• Wydatki związane z zapakowaniem obiadu.

Podobnie jak w przypadku innych pozycji, im szczegółowiej dokonamy szacunków, tym większa szansa na zdobycie zlecenia. Dobrym pomysłem będzie przedłożenie zamawiającemu historycznych faktur za poszczególne elementy kosztowe czy wycena firmy dostarczającej opakowania.

Ogłoszenia przetargi publiczne – na koniec inne zamówienia

Zlecenia mają swoją indywidualną specyfikę. Nie oznacza to jednak, że w bazie przetargowej nie znajdziecie przetargów o zbliżonym zakresie. Porównanie swojej ceny z propozycjami złożonymi w innych postępowaniach może być kolejnym dowodem potwierdzającym realność naszych szacunków. Z pewnością lepiej to zrobić, niż pominąć tę kwestię milczeniem. W łącznym rozrachunku to właśnie ona może przesądzić o skuteczności wniesionych wyjaśnień.

Ogłoszenia przetargi publiczne - podsumowanie

Przygotowanie wyjaśnień rażąco niskiej ceny powinno być rzetelnie przeprowadzone. Dokładna analiza struktury kosztowej wymaga poświęcenia czasu, ale pozwala zapewnić sobie zlecenia w długiej perspektywie czasowej. W sporządzonym piśmie nie należy posługiwać się sformułowaniami ogólnymi - np. koszty energii elektrycznej zostaną zminimalizowane poprzez zoptymalizowanie zużycia. Musisz podkreślić, że potencjalne oszczędności wynikają przykładowo z wykorzystania fotowoltaiki, a realne rachunki miesięczne za prąd to raptem 100 złotych. Pamiętaj, że im więcej dowodów zamieścisz w piśmie, tym większa szansa na podpisanie umowy.